Automated Consent Management ระบบจัดการข้อมูลที่ธุรกิจควรรู้

‍

ในยุคดิจิทัลที่เต็มไปด้วยข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data) จำนวนมหาศาล ส่งผลให้ผู้คนตระหนักถึงเรื่องความเป็นส่วนตัว (Privacy) มากขึ้น เพราะคงไม่มีใครอยากให้ข้อมูลของตนเองไปอยู่ในมือผู้อื่นโดยที่ไม่ได้รับความยินยอม ดังนั้น การที่ธุรกิจต่าง ๆ จะรวบรวมข้อมูลลูกค้ามาวิเคราะห์เพื่อนำไปพัฒนาสินค้าและบริการ  รวมถึงสร้างกลยุทธ์ทางการตลาด หรือแม้แต่การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลนั้น จำเป็นจะต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้าก่อนเสมอ ไม่เช่นนั้นอาจเป็นการไปละเมิดสิทธิความเป็นส่วนตัวของใครเข้า จนทำให้เสียภาพลักษณ์องค์กรได้

“Automated Consent Management” คือตัวช่วยที่จะทำให้คุณสามารถจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงขอความยินยอมจากลูกค้าได้แบบอัตโนมัติ ไปดูกันว่าเครื่องมือนี้คืออะไร และมีวิธีการทำอย่างไรบ้าง !

Automated Consent Management คืออะไร ?

‍

Automated Consent Management คือ ระบบจัดการความยินยอมแบบอัตโนมัติ เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวม จัดเก็บ และติดตามความยินยอมจากผู้ใช้งานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลได้ โดยจุดประสงค์หลักของระบบ Consent Management คือ การสร้างความโปร่งใสและความไว้วางใจกับผู้ใช้งาน ด้วยการเปิดโอกาสให้พวกเขาสามารถควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของตนเองได้ ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้องค์กรได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการคุ้มครองข้อมูลอย่างถูกต้อง ลดความเสี่ยงในการถูกปรับและรักษาชื่อเสียงของบริษัทไว้ใด้

นอกจากนี้ การใช้ Automated Consent Management ยังช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรในการจัดการความยินยอมแบบดั้งเดิม ซึ่งอาจมีความยุ่งยากและเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดมากกว่า แต่พอเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติ กระบวนการต่าง ๆ ก็จะสะดวกและรวดเร็วกว่าเดิม ทำให้องค์กรมีเวลาไปโฟกัสที่ภารกิจหลักอื่น ๆ ของธุรกิจได้มากขึ้น

ความสำคัญของ Automated Consent Management คืออะไร ?

‍

ปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น GDPR และ PDPA อย่างถูกต้อง

การละเมิดกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล อาจส่งผลให้องค์กรต้องเผชิญกับบทลงโทษที่รุนแรง ทั้งในรูปแบบของค่าปรับและความเสียหายต่อชื่อเสียง แต่ Automated Consent Management จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการความยินยอมของผู้ใช้งานได้อย่างถูกต้องและครบถ้วนตามข้อกำหนดของกฎหมาย ทั้ง GDPR ในสหภาพยุโรป และ PDPA ในประเทศไทย ซึ่งมีข้อบังคับเกี่ยวกับการขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลก่อนทำการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

สร้างความไว้วางใจและความมั่นใจให้กับลูกค้าในการดูแลข้อมูลส่วนบุคคล

ผู้บริโภคในปัจจุบันให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเป็นอย่างมาก ดังนั้น การใช้ Automated Consent Management จึงเป็นหนึ่งในการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นขององค์กรในการปกป้องข้อมูลของลูกค้า ช่วยสร้างความไว้วางใจและความมั่นใจ ซึ่งจะส่งผลดีต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือขององค์กรตามมา

นอกจากนี้ ระบบยังช่วยให้ลูกค้าสามารถควบคุมการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของตนเอง ผ่านการให้ความยินยอมหรือเพิกถอนความยินยอมได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นการเคารพสิทธิความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคอย่างแท้จริง

ช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย

ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าสำหรับธุรกิจ ซึ่งการมี Automated Consent Management จะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการละเมิดกฎหมายคุ้มครองข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการนำไปใช้เพื่อพัฒนาสินค้า บริการ หรือกลยุทธ์ทางการตลาด ก็จะช่วยเพิ่มความพึงพอใจและประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้าได้มากขึ้น

‍

‍

วิธีทำ Automated Consent Management

‍

• กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยคำนึงถึงหลักการ “Data Minimization” ที่ระบุว่าควรเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อลดความเสี่ยงในการละเมิดข้อมูล
• ออกแบบและสร้างแพลตฟอร์มเพื่อจัดการความยินยอม โดยอาจเป็นส่วนหนึ่งของเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ซึ่งแพลตฟอร์มเหล่านี้จะทำหน้าที่เชื่อมต่อกับผู้ใช้งาน แสดงข้อความขอความยินยอม ตลอดจนบันทึกและจัดเก็บความยินยอมนั้น ๆ
• เปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นประเภทข้อมูลที่ขอเก็บ ระยะเวลาในการจัดเก็บ รวมถึงสิทธิต่าง ๆ ของผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของพวกเขา เช่น สิทธิในการถอนความยินยอม สิทธิในการขอเข้าถึงข้อมูล
• ขอความยินยอมจากผู้ใช้งานก่อนเก็บข้อมูล ผู้ใช้งานต้องมีทางเลือกในการให้หรือไม่ให้ความยินยอม โดยไม่มีผลกระทบต่อการใช้บริการหลัก
• จัดเก็บและบันทึกหลักฐานความยินยอม เมื่อผู้ใช้งานให้ความยินยอมแล้ว องค์กรต้องจัดเก็บและบันทึกหลักฐานความยินยอมนั้นไว้อย่างปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูล
• อำนวยความสะดวกในการถอนความยินยอมของผู้ใช้งานได้ตลอดเวลา โดยองค์กรต้องแจ้งให้ผู้ใช้งานทราบถึงสิทธิในการถอนความยินยอมนี้ และต้องจัดการกับการเปลี่ยนแปลงความยินยอมอย่างเหมาะสม
• ตรวจสอบและปรับปรุงระบบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อระบุจุดที่ต้องปรับปรุงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงการปรับระบบให้สอดคล้องกับการอัปเดตกฎระเบียบ และความต้องการของผู้ใช้งานที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคตด้วย

อย่างไรก็ตาม การนำระบบ Automated Consent Management มาใช้ อาจต้องมีการลงทุนในด้านเทคโนโลยี รวมถึงการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานบางส่วนเพื่อให้สอดคล้องกับระบบใหม่ ซึ่งเราขอแนะนำแชตบอตอัตโนมัติจาก Zanroo ที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ และช่วยตอบกลับลูกค้าได้อย่างเป็นธรรมชาติราวกับมนุษย์ โดยเครื่องมือของเราผ่านการรับรอง ISO 27001 จากสถาบัน BSI และ ISO/IEC 29110 จากสำนักงานรับรองมาตรฐานสากลไอเอสโอ หรือ ISO International Certification Agency (ISA) ภายใต้การบริหารของ ISEM ช่วยให้ธุรกิจสามารถรวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ และจัดการข้อมูลได้แบบครบวงจร ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลยที่อีเมล ask@zanroo.com

‍

ข้อมูลอ้างอิง:

1. What is a Consent Management Platform?. สืบค้นวันที่ 24 พฤษภาคม 2567 จาก https://cookiefirst.com/what-is-a-consent-management-platform/

‍